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农业科研院所从档案管理走向档案治理的思考

来源:用户上传      作者:仇秀丽

  2013年中共十八届三中全会提出推进国家治理体系和治理能力现代化,国家管理方式的变化必然会引起档案管理方式的变革,2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出“到2020年,初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”的发展目标[1]。农业科研院所作为我国农业科技创新和科技服务的主力军,担负着推进农业科技进步、支撑现代农业发展、引领传统农业创新的重任。档案管理工作是农业科研院所管理工作的一部分,是重要的基础性和服务性工作,是提高工作质量和服务效率的必要条件,对维护历史真实面貌,推进科技创新和服务三农具有重要的现实意义。因此,在档案事业高质量发展背景下,农业科研院所要适应档案治理体系和治理能力现代化要求,推进档案管理走向档案治理是院所档案事业建设和发展的重要任务,也是时代赋予档案人的神圣使命[2]。
  一、从档案管理走向档案治理的必然
  (一)时代发展的必然产物
  档案工作就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项工作服务的一项工作。习近平总书记指出:“我国今天的国家治理体系,是在我国历史传承、文化传统、经济社会发展的基础上长期发展、渐进改进、内生性演化的结果[3]。”在新的时期,档案治理作为国家治理体系的一个重要组成部分,紧跟国家治理现代化步伐,既是档案管理的新发展和升华,也是更高层次的档案管理,其内涵更加丰富全面。《档案法》的修订,正是推进档案治理体系和治理能力现代化的具体体现。因此,农业科研院所从档案管理走向档案治理是时代发展的必然。
  (二)科技发展的必然选择
  农业随着科技的发展,产生了大量的档案资料,在大数据时代,传统的纸质档案管理方式已经很难满足和适应时代发展要求,很多纸质档案资源需要信息化才能满足社会发展需要。充分利用云计算、人工智能、移动互联网、物联网等现代信息科技手段,对档案信息资源进行扫描、加工、分析和利用,实现档案资源的科学化管理和合理化配置,向本单位和社会提供有针对性、多样化和智能化的档案信息服务,极大地提升了档案公共服务的质量和效率[4]。文档一体化管理系统的建立,克服了传统档案依靠人工操作的弊端,将农业科研院所档案机构打造成为一个信息处理和供应中心,使档案管理进入一个新的管理形式,档案治理切实能提升农业科研院所档案工作科学化水平。
  (三)档案管理的必然要求
  目前很多农业科研院所在档案工作中存在着各式各样的难题。比如,档案数量日趋增多,编制人数相对减少,部门资源配备不足,没有专用的档案室或档案库房;不同管理部门之间信息资源没有相互共享,在项目申报、报奖等环节上,无法实现查重,出现重复申报现象。这些资源配备不足、社会参与度低、档案事务管理效能较低等问题,导致档案信息不能为管理部门更好的服务,难以满足更多公众对档案利用需求。要打破现实困境,就要对档案管理模式进行变革和创新,转向强调创新、协调、绿色、开放、共享的档案治理模式。因此,从档案管理走向檔案治理是破解档案工作困局的必然要求。
  二、从档案管理走向档案治理的难点
  (一)对档案工作不重视
  农业科研院所的档案有科研档案、文书档案、财务档案、照片档案、基建档案、实物档案等多类档案,由于涉及部门众多,很多档案存在着档案部门“不该管、不好管、管不了、管不好”的现象。领导对档案工作不重视,甚至没有成立一个专门的档案管理部门,档案工作者动力不足,得过且过,消极应对档案工作,全员对档案的归档意识不强,导致档案分散、凌乱、甚至丢失。因此,对档案工作不够重视是阻碍农业科研院所档案工作发展的主要根源。
  (二)档案库房管理落后
  传统档案库房安全防护措施单一,库房遮阳防光、密闭防尘导致空气不流通,空气质量难以有效控制,档案管理人员的身心健康难以保障。有的单位由于对档案工作的不重视,没有专门的档案库房,有的即使有档案库房,库房位置选择也不科学,基础设施也不完善,没有监控系统和报警系统,不符合国家标准。近几年来,各农业科研院所的档案数量呈翻倍式归档在库房中,单一的库房已经无法满足对档案的保管要求,档案的存放、统计和借阅,皆因档案数量的日益增多而出现麻烦与困难,工作效率低下,已经无法满足人们对档案管理的需求,档案库房亟需实现智能化管理。
  (三)档案信息化建设落后
  在信息化浪潮的带动下,许多农业科研院所加入到档案信息化建设的浪潮中,也取得了一些成绩,建立了档案信息化管理系统,但因缺乏战略层面的统一指导,没有统一的数据和技术标准,缺乏有效的共享和关联,各系统间数据不能对接和传递,产生了“信息孤岛”,导致已建的系统与大多数国家和省部委的项目管理系统无法实现对接,产生的电子文件无法及时归档,阻碍了档案信息化建设的进程[5-8]。也有一些农业科研院所因为费用、人员等问题,未建立档案信息化管理系统,档案数字化程度不高。事实表明,传统的档案管理模式已无法适应和满足时代发展要求,跨单位档案资源整合与应用难度较大,档案信息化建设落后于现实的需要,尚未实现档案多元化管理转型。
  (四)缺乏档案专业人才
  农业科研院所档案分类多,专业性要求高,这就要求档案人员既要有宽广的知识面,又要有档案管理的专业技能,他们肩负着既要档案信息共享又要做好保密的神圣职责。一些农业科研院所在人员配备方面没有专职的档案管理人员,现有档案管理人员既兼职日常管理工作或科研工作,又承担各业务科室档案管理工作,责任主体不明确、职责分工不清晰,使农业科研院所档案信息化建设呈现一种无人领导、相对分散的局面,许多有价值的电子文档得不到及时收集和保存,阻碍了档案信息化的实现[9]。随着“互联网+档案”的发展,解决专业化档案管理人才缺乏问题在农业科研院所档案信息化建设过程中显得尤为重要。
  (五)档案开发利用不足
  农业科研院所档案信息量大、资源丰富,大多以纸质形式保存,为了保障档案齐全和安全,管理人员既要收集、整理、入库等一系列归档工作,又要对库房内档案登记、温湿度和安全等环境检查,严重影响了管理人员对档案编研利用和深层次发掘的时间,难以充分实现档案的全部价值。目前,一些农业科研院所已经开始档案数字化加工工作,但多数只是简单地将原始纸质档案进行扫描、入信息库,数字化成果只是图片,没有进行数据化处理,对档案的统计、成果简介汇编、院史馆展览等加工还处于低层次阶段,极大影响了档案在知识、凭证、技术等方面的传承、开发和利用[10]。   三、从档案管理走向档案治理的对策
  (一)抓好关键“三人”,提升档案队伍综合素质
  1.领导人视角下的档案治理。从领导人的视角来看档案治理,简单地说,就是从院所的高度和视角,做好顶层设计,协调好全院所的档案工作。“顶层设计”就是要从实际出发,从全局视角统筹考虑各层次和各要素,在最高层次上寻求档案事务的解决之道。领导干部要发挥“关键少数”作用,履行行政管理职责,严格按照《档案法》梳理“权责清单”,切实强化领导人对于档案工作的责任意识。强化档案行政管理职能,不能只从档案行业视角,还要考虑院所的科技创新、科研文化等因素,加强档案事业整体规划与协调。领导只有充分认识档案工作的地位和作用,才能更好的做好顶层设计,坚持以人为本,以农业院所农业科技发展大局、科技人员和科技创新发展为档案管理工作的出发点和落脚点,不断推进档案高质量发展的步伐。科研院所档案管理的特色是数据量大,收集、整理、统计和信息管理比较复杂,只有综合能力强的档案专业人才队伍才能保证完成档案治理现代化的建设。所以,领导人也要重视档案专业人才队伍建设,引进或吸引尖端优秀的专业人才。
  2.档案人视角下的档案治理。从档案人的视角来看档案治理,可以理解为既可提高自身素养,也可借助档案专业机构/企业力量,做好档案事务管理工作。随着科技的不断发展进步,农业科研院所不再仅仅包括原始纸质文档,还包括一些电子数据、影像资料等,还有强化管理的数据系统,新型记录载体和管理方式的出现对档案管理人员也提出了更高的要求。一是根据《档案法》规定,成立专门的档案管理部门或是科室,设立档案专职岗位,给档案人以归属感和责任感,形成良好的职业规划和发展前景。二是重视培训学习,积极支持其参加各类档案会议,增加交流学习机会,时时掌握适应当前形势要求的档案知识,日常工作中多联系和配合,发现问题及时向档案局(馆)汇报、请教,及时反馈解决问题。三是针对大量的档案材料,可以借助档案专业企业,完成档案存量数字化增量电子化。
  3.科技人视角下的档案治理。从科技人的视角来看档案治理,简单地说,就是要完善自身的素养,规范个人的行为,自觉完成资料归档。科技人员是科研院所大多数的群体,档案能否收集齐全,科技人员起到关键性的作用。只有提高科技人员档案意识,從思想上充分认识档案工作的重要性,做到人人关心档案工作,积极主动配合档案部门把科技活动中有价值的文件、记录、照片、证书等材料归档保存,养成自觉积累材料并及时归档、进档案室的习惯。科技人员要自觉学习《档案法》《科学技术研究档案管理规定》等法律法规,做到知法、懂法、守法,保障档案归档完整、准确和规范。
  (二)落实两项建设,实现档案现代化的管理
  1.加强档案库房安全建设。根据档案库房建设相关规定,不是任何一间办公室都可以用做库房,在建设过程中应该做到库房与办公室、阅览室分开,这也是维护档案安全、做好档案保密的基本保障。为了加快档案库房治理现代化进程,农业科研院所应加大资金投人,购置现代化的消防器材、监控器材等档案保护设备,并及时配置或更新计算机、扫描仪、打印机、照相机等相关硬件设施。目前,对于已经实现或是部分实现了现代化管理的农业科研院所档案库房,要紧跟时代步伐,不断改善和创新档案库房建设,通过构建档案智能密集架控制系统、档案实体管理功能系统、档案库房环境智能监测系统、档案库房安全管控系统,搭建“档案库房+互联网”新型管理模式,实现档案库房一体化智能管理功能[11]。在未来,我们应该依托大数据、云计算等技术,从库房管理的每一个细节出发,打造以人为本的智能化库房,以智能管理创新促进科技发展,以科技发展促进库房智能管理,实现真正意义上的档案库房智能化管理[12]。
  2.档案管理信息系统建设。随着网络技术和信息技术的应用,很多农业科研院所已经建立起适合本院所发展的科研管理系统,不再单纯依靠纸质文件保存资料,使档案管理工作能够不受时间和空间的限制,可以随时随地对各种档案材料进行检索,有效地提升了工作效率。但目前各科研院所之间、科研院所和档案馆之间、科研院所和主管部门之间,没有形成一个有效的信息共享平台,无法通过网络实现信息的互通互鉴。这就需要各农业科研院所共同努力,研究开发既能让档案信息互联互通,又具特色的档案信息管理系统,不断拓展档案社会价值空间,早日实现档案治理现代化。
  (三)构建一套体制,完善档案管理监管体系
  1.完善档案管理制度。农业科研院所建立完善的档案管理制度,对于档案工作的标准化、规范化、科学化管理目标的实现具有重要意义。比如建立科研、文书、会计、照片、基建、实物等档案的管理办法,明确其归档范围和保管期限,保证归档文件的完整、齐全;建立档案借阅利用制度、安全保密管理规定、紧急处理预案等管理规定,保证档案安全;建立主要领导责任制、档案人员责任制等管理制度,梳理“权责清单”,保证责权到人。在今后工作中,各单位要根据档案工作的新要求,重新制定、修订或完善系列档案管理制度,强调与时俱进,摒弃不合时宜的制度,形成良好的档案长效管理体系。
  2.完善档案监管机制。邀请省级档案行政管理部门人员、农业科研院所分管领导和档案专业人员定期或不定期进行档案督导检查,建立常态化、随机化的监管机制,对存在的问题要求及时整改,对整改不力的责任人和部门要进行批评和通报,增强档案管理的严肃性,避免临时抱佛脚的现象发生。省级档案行政部门也要加强对农业科研院所的监督检查,宣传学法、遵法、守法、用法的典型,曝光档案管理违法违纪案件,杜绝类似事件发生,做到警钟长鸣。
  参考文献:
  [1]国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[EB/OL] [2016-04-07]. https://www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/4596bddd364641129d7c878a80d0f800.shtml
  [2]金波,晏秦.从档案管理走向档案治理[J].档案学研究,2019,1:46-55.
  [3]许清.新形势下科研单位应治理档案管理难题[J].图书情报,2019,8:76-77.
  [4]李长江.高校档案管理工作治理体系现代化[J].长治学院学报,2016,33(4):102-104.
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  [7]黄钺.农业科研档案信息化构建与问题解析[J].湖北农业科技,2015,54(19):4921-4924.
  [8]仇秀丽.新时期农业科研档案信息化建设工作探讨——以福建省农业科学院为例[J].福建农业科技,2019(8):62-65.
  [9]李亚男,王骞,刘丽萍,等.农业科研院所档案信息化策略研究[J].经济师,2018(1):262-264.
  [10]王灿.农业科研档案信息化管理存在的问题及对策分析[J].中国管理信息化,2019,22(14):176-177.
  [11]干青青.档案库房一体化智能管理探究[J].办公室业务,2019(2):166-167.
  [12]余力杨.海洋科技档案库房一体化建设和实体智能化管理[J].海洋信息,2019(4):60-64.
  基金项目:福建省科技厅创新战略研究项目“福建省省属公益类科研院所基本科研专项十年实践与经验总结”(项目编号:2020R0106)。
  工作单位:福建省农业科学院科研管理处
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